Kui veotellimused jõuavad transpordipartnerini e-kirjade, telefonikõnede ja eri Exceli failide kaudu, tekivad vead enamasti enne, kui kaup üldse liikuma hakkab. Digitaalse veotellimise tarkvara ülevaade aitab hinnata, kas kasutatav lahendus vähendab seda käsitööd või lisab lihtsalt veel ühe süsteemi igapäevasesse töövoogu.
Ettevõttele ei ole veotellimise tarkvara pelgalt tellimuse sisestamise vorm. Hästi üles ehitatud lahendus ühendab tellimuse, veoinfo, saadetise staatuse ja saaja teavitamise üheks protsessiks. Tulemus peab olema praktiline: logistik või klienditeenindaja näeb kiiresti, mis on tellitud, kus kaup asub ja kas tarne toimub kokkulepitud ajal.
Mida digitaalse veotellimise tarkvara tegelikult lahendab?
Veotellimuse juures on palju korduvat infot: peale- ja mahalaadimisaadressid, kontaktisikud, kauba mõõdud, kaal, pakendite arv, eritingimused ning soovitud tarneaeg. Kui seda teavet kogutakse käsitsi, tuleb sama andmeid sageli sisestada mitu korda. Üks vale telefoninumber või puudulik mahalaadimisjuhis võib tähendada ebaõnnestunud üleandmist, lisakõnesid ja lisakulu.
Digitaalne tellimiskeskkond muudab protsessi kontrollitavamaks. Tellija saab kasutada salvestatud aadresse ja varasemaid tellimusi, lisada kaubainfo kindlate väljade kaudu ning märkida kohe ära, kui saadetis vajab näiteks temperatuurirežiimi, kindlat ajavahemikku või suurema mahuga transporti. See ei kõrvalda vajadust kogenud veokorralduse järele, kuid annab vedajale töö alustamiseks üheselt mõistetava lähteinfo.
Oluline on ka kiirus. E-kaubanduse, hulgimüügi ja jaotusveo puhul ei pruugi tellimus oodata järgmise tööpäevani. Kui kiiret vedu saab tellida keskkonnas, kus vajalikud väljad ja teenusevalikud on selged, jääb rohkem aega kauba ettevalmistamiseks ning vähem aega kirjavahetuseks.
Digitaalse veotellimise tarkvara ülevaade: põhifunktsioonid
Tarkvara väärtust ei määra funktsioonide arv, vaid see, kas need toetavad ettevõtte tegelikku tarnerütmi. Väiksema saadetiste mahuga ettevõte võib vajada eelkõige lihtsat tellimust, jälgimist ja saaja teavitust. Suurema jaotusmahuga ettevõttel on vaja järjepidevat andmevahetust, tellimuste korduvkasutust ning paremat ülevaadet eri piirkondade tarnetest.
Kiire ja täielik tellimuse sisestamine
Hea tellimisvaade juhib kasutajat vajaliku info juurde. Peale- ja mahalaadimiskoht, kontaktid, kauba kogus ning soovitud teenus peavad olema esitatavad ilma liigsete sammudeta. Samas ei tohi kiiruse nimel kaduda andmete kvaliteet. Tarkvara peaks aitama märgata puuduvaid välju enne tellimuse kinnitamist.
Eriti kasulikud on salvestatud aadressiraamat, kordustellimused ja võimalus lisada selged erijuhised. Näiteks võib vastuvõtt toimuda vaid hommikul, hoov olla piiratud ligipääsuga või kaup vajada laadimisel kindlat käsitlust. Kui info jõuab veokorralduseni kohe koos tellimusega, ei pea seda hiljem telefoni teel täpsustama.
Saadetise jälgimine ja staatuste nähtavus
Jälgimine on üks peamisi põhjuseid, miks ettevõtted digitaalse tellimiskeskkonna kasutusele võtavad. Küsimus „kus kaup on?” ei tohiks iga kord tähendada kõnet transpordipartnerile. Staatuste abil saab tellija näha, kas vedu on vastu võetud, peale võetud, teel või kohale toimetatud.
Nähtavus aitab juhtida ka kliendisuhtlust. Kui müügitiim näeb tarne seisu, saab ta ostjale anda täpsema vastuse. Kui vastuvõtja ootab kindlaks ajaks vajalikku kaupa, on võimalik reageerida enne, kui viivitusest saab probleem. Reaalajas info on eriti väärtuslik samal päeval tehtavate vedude, ajavahemikuga tarnete ja mitme sihtpunktiga jaotusvedude korral.
Saaja automaatne teavitamine
Tarne õnnestumine sõltub sageli sellest, kas saaja on teadlik kauba saabumisest. SMS-teavitus või muu automaatne sõnum vähendab olukordi, kus kontaktisik ei vasta, laadimiskoht on suletud või keegi ei ole kaupa vastu võtma valmis.
Teavitus ei ole vaid mugavusfunktsioon. See aitab vähendada kordusvedude riski, hoida kinni tarneakendest ja parandada lõppkliendi kogemust. Siiski tuleb läbi mõelda, millal sõnum saadetakse ja millist infot see sisaldab. Liiga vara saadetud teade ei anna saajale tegelikku ajastust, liiga hiline teade ei jäta talle reageerimiseks aega.
Dokumendid ja tõendatav üleandmine
Paljude ettevõtete jaoks on oluline, et veoga seotud dokumendid ei jääks eraldi e-kirjade või paberite hulka. Digitaalses keskkonnas võivad tellimuse juures olla saatelehed, üleandmise kinnitus, lisamärkused ning vajadusel fotod või kõrvalekalde kirjeldus.
See on oluline nii arvelduse, pretensioonide kui ka sisemise kvaliteedikontrolli jaoks. Kui saaja märgib kahjustuse või puudujäägi üles kohe üleandmisel, saab asjaolusid kontrollida kiiremini. Tarkvara ei lahenda kaubakahju, kuid aitab hoida sündmuse kohta usaldusväärset infot.
Millal standardlahendusest piisab ja millal mitte?
Kõik ettevõtted ei vaja keerukat transpordihaldussüsteemi. Kui saadetisi on vähe, sihtkohad korduvad ja teenusvajadus on lihtne, võib hästi toimiv digitaalne tellimiskeskus olla kõige otstarbekam lahendus. See annab tellimiskiiruse ja jälgimise eelised, ilma et ettevõte peaks haldama mahukat tarkvaraprojekti.
Keerukam lahendus on põhjendatud siis, kui tellimusi tuleb paljudest müügikanalitest, kasutatakse mitut vedajat või tarneotsused sõltuvad automaatsest hinnastamisest, marsruutimisest ja laoseisust. Sel juhul tuleb hinnata ka liidestusvõimalusi ettevõtte lao-, e-poe- või majandustarkvaraga. Automatiseerimine annab suurima mõju seal, kus käsitsi sisestatakse iga päev kümneid või sadu sarnaseid tellimusi.
Samas tasub vältida süsteemi, mis on võimekas, kuid aeglane kasutada. Kui töötaja peab lihtsa veotellimuse jaoks läbima kümme ekraani, hakatakse otsima kõrvalteid. Kõige parem lahendus sobib tegeliku töökorraldusega ning nõuab kasutajalt ainult seda infot, mida veo edukaks korraldamiseks päriselt vaja on.
Kuidas hinnata tarkvara sobivust oma veoprotsessile?
Enne valikut tasub vaadata oma viimase kuu tellimusi. Kui palju neist olid tavavedu, kui paljud vajasid kindlat ajavahemikku, kui sageli muudeti aadresse ning mitu korda küsiti saadetise staatust? Need vastused näitavad, millised funktsioonid annavad kohe ajavõidu.
Hinnake ka eriveoste vajadust. Toidukauba, ravimite või muu temperatuuritundliku kauba puhul peab tellimus edastama selgelt nõutud tingimused. Suuregabariidilise kauba puhul võivad määravaks saada mõõtmed, laadimisviis ja ligipääs sihtkohale. Tarkvara peab toetama neid erisusi, mitte suruma kõiki tellimusi ühe üldise vormi sisse.
Praktiline kontrollküsimus on järgmine: kas tellimuse sisestanud inimene saab ilma lisakõneta aru, mis edasi toimub? Kui tellimuse kinnitus, jälgimine, staatused ja saaja teavitamine on arusaadavad, väheneb logistika koormus ka klienditeeninduses.
Digitaalne tellimine töötab koos tugeva veoteenusega
Tarkvara on kasulik ainult siis, kui selle taga on toimiv veokorraldus. Jälgimisvaade ei paranda hilinenud vedu ega SMS-teade asenda sobivat transporti. Digitaalne keskkond peab toetama pädevat partnerit, kellel on võimekus korraldada vedusid eri piirkondades, töötada kokkulepitud aegadega ning käsitleda vajadusel tundlikku või suuremahulist kaupa.
Wisetransi digitaalne tellimiskeskus on üles ehitatud selleks, et ettevõte saaks veotellimuse kiiresti esitada, saadetist jälgida ja hoida saajat tarnega kursis. Eesmärk ei ole lisada logistikaahelasse uut halduskihti, vaid muuta igapäevane transport paremini juhitavaks.
Alustage oma tavapärastest vedudest: vaadake, milline info liigub täna käsitsi ja milliste küsimuste peale kulub kõige rohkem aega. Kui digitaalses tellimisprotsessis on need vastused juba olemas, liigub kaup kindlama rütmiga ning teie meeskond saab keskenduda tööle, mis kasvatab äri.