Kui tellimuse staatus tuleb välja selgitada telefonikõnega, saateleht on eri inimesel kui laoseis ning klient küsib saabumisaega enne, kui vedu on planeeritud, ei ole probleem ainult transpordis. Probleem on infos. Ettevõtte kaubavoo digitaliseerimine tähendab, et tellimus, kaup, vedu ja tarne staatus liiguvad ühes töövoos ning otsuseid ei tehta oletuste põhjal.
See ei eelda, et ettevõte peab korraga välja vahetama kõik süsteemid või ehitama keeruka IT-lahenduse. Enamasti algab muutus lihtsast küsimusest: millises kaubavoo etapis kulub praegu kõige rohkem aega käsitööle, vigade parandamisele või kliendile vastamisele? Kui sellele kohale tuua selge digitaalne protsess, on mõju kiiresti nähtav nii laos, müügis kui ka transpordis.
Mida kaubavoo digitaliseerimine tegelikult muudab?
Kaubavoog ei alga veoki saabumisega ega lõpe tarne allkirjastamisega. See algab hetkel, mil klient esitab tellimuse, ning hõlmab kauba komplekteerimist, pakendamist, veotellimuse loomist, marsruudi planeerimist, teavitusi, üleandmist ja vajadusel tagastust. Igas etapis liigub info eri osapoolte vahel.
Paberil või eraldi tabelites juhitud protsessis tuleb sama infot sageli mitu korda sisestada. Müügimeeskond saadab tellimuse lattu, ladu edastab andmed transpordile ja klienditeenindus küsib hiljem vedajalt, kus saadetis asub. Iga käsitsi tehtud ülekanne suurendab vea võimalust. Vale aadress, puuduolev kontakt, ekslik kaal või teadmata tarneaeg võib tähendada lisakulu ja rahulolematut klienti.
Digitaliseeritud töövoos liigub vajalik info tellimusest veotellimuseni ilma korduva sisestamiseta. Saatja näeb, kas tellimus on vastu võetud ja teele pandud. Saaja saab õigel ajal teavituse. Logistika eest vastutav inimene näeb erandolukordi enne, kui need muutuvad kliendikaebuseks.
Oluline on eristada digitaliseerimist lihtsalt dokumentide digitaalseks muutmisest. PDF-saateleht e-kirja manuses on küll paberist parem, kuid see ei anna veel reaalajas juhtimist. Tõeline muutus tekib siis, kui andmed on kasutatavad: nende põhjal saab planeerida, jälgida, teavitada ja analüüsida.
Milliste probleemide lahendamisest alustada?
Kõik ettevõtted ei vaja sama ulatusega lahendust. E-poel võib suurim mure olla tellimuste kiire edastamine ja saajate teavitamine. Hulgimüüjal võib kitsaskoht tekkida kindlate tarneaegade korraldamisel kauplustele. Toidu- või ravimikaupade puhul lisandub vajadus jälgida temperatuuritundliku kauba liikumist ja käsitlemist.
Hea algus on kaardistada üks tüüpiline tellimus algusest lõpuni. Kirja tuleks panna, kes sisestab andmeid, millal tekib ooteaeg, kus kontrollitakse saaja kontakti ning kuidas jõuab tarnekinnitus tagasi ettevõttesse. Seejuures tasub vaadata ka erandeid, sest just need võtavad meeskonnalt kõige rohkem aega: muudetud aadressid, hilinenud komplekteerimine, osatarne, tagastused ja kellaajaliselt kokkulepitud üleandmised.
Esimesena tasub digitaliseerida etapp, kus on korraga palju korduvaid tegevusi ja palju vigu. Mõne ettevõtte jaoks on selleks veotellimuse sisestamine. Teise jaoks saadetiste staatuse küsimine. Kolmanda jaoks laost väljuvate tellimuste käsitsi koondamine vedudeks. Selge prioriteet aitab vältida olukorda, kus soetatakse suur süsteem, kuid igapäevane töö ei muutu lihtsamaks.
Andmete kvaliteet määrab tulemuse
Automaatne protsess ei paranda puudulikke lähteandmeid. Kui aadressid on ebatäpsed, kontakttelefonid puuduvad või kauba mõõdud ei vasta tegelikkusele, liigub viga digitaalselt lihtsalt kiiremini edasi. Seepärast tuleb kokku leppida, millised andmed peavad igal tellimusel olemas olema ja kes nende õigsuse eest vastutab.
Praktikas tasub standardiseerida vähemalt saaja nimi, aadress, kontakt, soovitud tarneaeg, saadetiste arv, kaal, mõõtmed ning kauba eritingimused. Kui kaup vajab kindlat temperatuuri, õrna käsitlemist või tõsteseadet, peab see info jõudma veopartnerini kohe tellimuse loomisel, mitte siis, kui auto on juba laadimisukse ees.
Reaalajas nähtavus ei ole ainult kliendimugavus
Tarne jälgimine on sageli esimene funktsioon, mida digitaliseerimisega seostatakse. See on kliendile oluline, kuid ettevõtte jaoks on väärtus veel suurem. Nähtavus võimaldab juhtida päeva jooksul tekkivaid muutusi.
Kui saadetis hilineb, saab klienditeenindus reageerida enne saaja pöördumist. Kui kindla piirkonna tarned võtavad regulaarselt oodatust kauem aega, saab vaadata üle väljumisaja, koormate jaotuse või tarneaknad. Kui sama tüüpi saadetised vajavad sageli lisakäsitlust, võib põhjus olla pakendamises või ebatäpsetes kaubaandmetes.
See ei tähenda, et iga ettevõte peab jälgima iga sõiduki liikumist minutite kaupa. Väiksema mahuga ettevõttele võib piisata tellimuse vastuvõtu, väljasaatmise ja tarne kinnituse selgest vaatest. Suurema jaotusmahuga ettevõte vajab sageli detailsemat staatust, automaatseid teavitusi ja erandite eraldi haldamist. Õige detailitase sõltub kauba väärtusest, tarne lubadusest ja klientide ootustest.
Digitaalne tellimine vähendab koormust mõlemal poolel
Kui veotellimused tulevad telefonis, e-kirjas ja eri vormingus tabelites, peab keegi need enne vedu ühtseks tegema. See aeg ei loo lisaväärtust, kuid mõjutab otseselt väljumiskiirust ja vigade hulka.
Digitaalne tellimiskeskkond annab saatjale võimaluse sisestada veoks vajalikud andmed ühes vormis ning näha tellimuse edasist käiku. Transpordipartner saab andmed planeerimiseks õigel ajal ja võrreldaval kujul. Eriti oluline on see samal päeval tehtavate vedude, regulaarsete jaotusvedude ning ajavahemikku nõudvate tarnete puhul, kus hiline või puudulik info piirab valikuid kiiresti.
Wisetransi digitaalses tellimiskeskuses saab tellimuse esitada kiiresti, jälgida saadetise liikumist ning hoida saajat kursis SMS-teavitustega. Selline töökorraldus ei asenda vajadust erijuhtumeid läbi rääkida, kuid vähendab tavapäraste vedude juures asjatut suhtlust ja jätab rohkem aega nende saadetiste lahendamiseks, mis tõesti vajavad tähelepanu.
Integratsioon on kasulik siis, kui maht seda õigustab
Tellimuste automaatne liikumine e-poest, majandustarkvarast või laohaldusest transpordisüsteemi võib olla suur ajavõit. Seejuures ei ole integratsioon alati esimene samm. Kui tellimusi on päevas vähe või protsess muutub sageli, võib hästi seadistatud tellimiskeskkond olla mõistlikum ja paindlikum lahendus.
Integratsiooni vajadus kasvab siis, kui sama infot sisestatakse iga päev korduvalt, tellimuste arv on suur või käsitöö põhjustab juba märgatavaid vigu. Enne arenduse alustamist tuleb läbi mõelda ka erandid: kuidas liigub info osatarne, tagastuse, aadressimuudatuse või temperatuuri eritingimuse kohta? Lihtne põhiprotsess, mis ei arvesta tegeliku tööga, tekitab lõpuks uue käsitööetapi.
Mõõdikud, mis aitavad digitaliseerimise mõju hinnata
Digitaliseerimine peab parandama töö tulemust, mitte ainult jätma muljet moodsast süsteemist. Seetõttu tasub enne muudatust kokku leppida mõned praktilised mõõdikud ja võrrelda neid hiljem sama perioodi andmetega.
Jälgida võiks tellimuse sisestamiseks kuluvat aega, ebatäpsete andmetega veotellimuste osakaalu, õigel ajal tehtud tarnete osakaalu, klienditeenindusse jõudvate staatusepäringute hulka ning tagastuste või ebaõnnestunud tarnete põhjuseid. Kui ettevõttel on ladu ja jaotusvedu koos, tasub vaadata ka aega tellimuse komplekteerimisest väljasaatmiseni.
Mõõdikuid ei ole vaja koguda kümneid. Mõni hästi valitud näitaja annab piisava pildi sellest, kas uus töövoog vähendab käsitööd, parandab tarnekindlust või aitab planeerida mahtu täpsemalt. Kui tulemusi ei mõõdeta, jääb lihtne küsida rohkem aruandeid, selle asemel et parandada protsessi ennast.
Muudatus peab sobima inimeste tööga
Ka kõige parem digitaalne lahendus ei tööta, kui lao-, müügi- ja klienditeenindusmeeskond ei tea, millal seda kasutada või mida teha erandi korral. Uue töökorra juurutamisel tuleb määrata vastutajad, kirjeldada lihtsad tegevusjuhised ning anda inimestele võimalus esitada küsimusi päris tööolukordade põhjal.
Hea praktika on alustada piiratud ulatuses: näiteks ühe kliendigrupi, ühe laoprotsessi või regulaarse tarneringiga. Nii saab kontrollida, kas andmed liiguvad õigesti, kas teavitused on asjakohased ja kas vedude planeerimiseks jääb piisavalt aega. Alles pärast toimiva töövoo kinnitamist on mõistlik laiendada lahendust kogu ettevõttele.
Ettevõtte kaubavoo digitaliseerimine ei ole ühekordne tarkvaraprojekt. See on töökorralduse selgemaks tegemine, kus õige info jõuab õigel ajal õige inimeseni. Kui alustada reaalsest kitsaskohast ja valida sellele sobiv lahendus, muutuvad tarned paremini juhitavaks ning klient saab kindlama kogemuse iga tellimusega.