Tarne hilineb kümme minutit, kuid klient ei pahanda. Teine saadetis jõuab kohale samal päeval, kuid vale kogusega ning müük jääb tegemata. Mõlemad juhtumid mõjutavad teenuse kvaliteeti, kuid ainult üks võib tavapärases aruandes paista hilinenud tarnena. Seepärast ei alga küsimus, kuidas mõõta tarnekindlust, valemist, vaid selgest kokkuleppest: mida teie ettevõte lubab ja millal loetakse lubadus täidetuks.
Tarnekindlus on logistika üks olulisemaid näitajaid, sest see ühendab vedaja töö, lao täpsuse, tellimuste töötlemise ja kliendisuhtluse. Hästi mõõdetud näitaja aitab juhtida igapäevast tegevust. Halvasti määratletud näitaja võib näidata head tulemust samal ajal, kui kliendid kogevad viivitusi, puudulikke saadetisi või teadmatusest tingitud lisatööd.
Mida tarnekindlus tegelikult näitab?
Lihtsustatud kujul näitab tarnekindlus, kui suur osa saadetistest jõuab kohale vastavalt kokkulepitud ajale ja tingimustele. See ei ole sama mis keskmine tarneaeg. Keskmine võib olla hea ka siis, kui osa saadetisi hilineb oluliselt. Näiteks võib kahe tunni jooksul kohale jõudnud saadetiste keskmine olla sobiv, kuid kui iga kümnes klient ootab terve päeva, on teenuse tegelik tase nõrk.
Kõige levinum põhinäitaja on õigeaegsete tarnete osakaal:
Tarnekindlus = õigeaegselt tarnitud saadetiste arv / kõik hinnatavad saadetised × 100
Kui 1000 saadetisest jõudis kokkulepitud ajal kohale 960, on tarnekindlus 96%. See number on hea lähtekoht, kuid üksi ei ütle see veel, kas klient sai õige koguse, kahjustamata kauba ja vajaliku teavituse.
Praktikas tasub eristada vähemalt kahte taset. Esimene on ajakindlus – kas kaup jõudis kohale lubatud kuupäeval või ajavahemikus. Teine on täielik tarnekindlus ehk OTIF põhimõte, mis tähendab õigel ajal ja täies mahus tarnimist. Kui kaup saabub õigel ajal, kuid üks oluline toode on puudu, ei ole tellimus kliendi seisukohast täidetud.
Kuidas mõõta tarnekindlust õigete ajamärkidega?
Tarnekindluse mõõtmise suurim viga on ebaselge lähtepunkt. Kas tähtaeg hakkab jooksma hetkest, mil klient tellimuse esitab, kui ladu tellimuse kinnitab või kui kaup terminalist väljub? Kõik kolm võivad olla õiged, kuid neid ei tohi segamini kasutada.
B2B jaotuses on kõige praktilisem võrrelda tegelikku üleandmise aega kliendile lubatud tarneajaga. Kui kokku on lepitud tarne näiteks teisipäeval kell 8.00-12.00, loetakse õigeks tarneks saadetis, mille vastuvõtt on kinnitatud selles ajavahemikus. Kui lubadus on „järgmise tööpäeva jooksul”, tuleb see samuti süsteemis üheselt tõlkida konkreetseks kuupäevaks ja kellaajaks.
Ajastuse täpsus peab vastama teenusele. Ajaraamiga jaotus ei vaja sama mõõtmist kui kriitiline tootmissisend või apteegikaup. Kui klient on palunud kellaajalist tarnet, ei ole kell 16.00 kohale jõudmine edukas isegi siis, kui saadetis jõudis samal päeval. Samal ajal ei ole mõistlik hinnata tavapärast piirkondlikku vedu minutilise täpsusega, kui teenuse lubadus on päevapõhine.
Oluline on määrata ka tegeliku tarne tõend. Usaldusväärseimaks aluseks on digitaalselt registreeritud üleandmine: vastuvõtja kinnitus, skaneeritud saadetise staatus või muu sündmus, millel on ajatempel. Juhi käsitsi hiljem sisestatud märge võib olla vajalik varuvariant, kuid see vähendab andmete usaldusväärsust.
Ära aja segi väljasaatmist ja kohalejõudmist
Laost õigel ajal väljunud saadetis ei ole automaatselt õigel ajal tarnitud saadetis. Teel võivad tekkida liikluspiirangud, valesti sisestatud aadress, vastuvõtja puudumine või laadimisprobleem. Juhtimise seisukohalt tasub mõõta mõlemat: laovalmidust ja lõpptarne täpsust.
See eristus aitab leida tegeliku kitsaskoha. Kui kaup väljub terminalist pidevalt hilja, tuleb vaadata tellimuste sulgemisaegu, komplekteerimist ja laadimisplaani. Kui väljumine on korras, kuid tarneaken jääb täitmata, on küsimus sagedamini marsruudis, vedude planeerimises, aadressiandmetes või saaja valmisolekus.
Arvesta täismahus ja vigadeta tarnimist
Paljudele ettevõtetele on sobiv põhinäitaja OTIF – õigel ajal, täies koguses ja korrektselt tarnitud tellimuste osakaal. Selle loogika on lihtne: tellimus läheb arvesse õnnestununa ainult siis, kui kõik kokkulepitud tingimused on täidetud.
OTIFi arvutus võib olla järgmine:
OTIF = õigel ajal, täies mahus ja vigadeta tarnitud tellimused / kõik hinnatavad tellimused × 100
„Vigadeta” tähendab teie ettevõtte jaoks kokkulepitud taset. Jaekaubanduses võib see hõlmata õigeid kaubaartikleid, koguseid ja saatedokumente. Toidu- ning ravimikaupade puhul võivad lisanduda temperatuurinõuded ja jälgitavus. Suuregabariidilise kauba puhul tuleb arvestada ka kahjustusteta üleandmist ning vajadusel mahalaadimise kokkulepet.
Mida rangem on definitsioon, seda madalam võib alguses tulemus tunduda. See ei ole probleem, vaid parem nähtavus. Kui mõõdate ainult saabumise kuupäeva, võib tulemus olla 98%. Kui lisate koguse, kahjustused ja õige tarneakna, võib sama protsessi OTIF olla 90%. Just teine number näitab kliendi tegelikku kogemust ja annab võimaluse parandada seda, mis äritegevust päriselt häirib.
Võrdle võrreldavaid vedusid
Üks üle-eestiline tarnekindluse number on vajalik juhtimisnäitaja, kuid seda ei saa kasutada ainsa otsuse alusena. Tallinnas samal päeval tehtav linnajaotus, Tartu suunaline liinivedu, külmvedu ja hajaasustuses toimuv tarne töötavad erinevate riskide ning tähtaegadega.
Jagage tulemused vähemalt teenuse, piirkonna, kliendisegmendi ja ajavahemiku järgi. Kui saadetiste maht seda võimaldab, vaadake eraldi ka nädalapäevi, väljumislaineid ja konkreetseid marsruute. Nii ilmneb, kas probleem tekib näiteks esmaspäevase mahu, pärastlõunaste tarneakende või ühe kindla piirkonna aadressiandmete tõttu.
Samuti tuleb eraldi märkida erandid. Saaja palvel edasi lükatud tarne, puudulik aadress või suletud vastuvõtukoht ei ole automaatselt vedaja põhjustatud ebaõnnestumine. Need juhtumid ei tohi kaduda vabateksti märkustesse. Kasutage selgeid põhjenduskoode ning jälgige neid regulaarselt. Kui „saaja ei olnud kohal” moodustab suure osa eranditest, võib lahendus olla parem eelnev teavitus, täpsem ajavahemik või SMS-teade enne saabumist.
Erandite eemaldamisega ei tasu siiski näitajat kunstlikult ilusaks teha. Kliendi kogemuse vaates on ka aadressivea tõttu ebaõnnestunud tarne ebaõnnestunud tarne. Kõige kasulikum on hoida kahte vaadet: lepingulise vastutuse mõõdik ja kliendikogemuse mõõdik. Esimene aitab hinnata teenuseosutaja sooritust, teine kogu tarneprotsessi toimivust.
Muuda andmed igapäevaseks juhtimiseks
Tarnekindlust ei ole vaja analüüsida ainult kuu lõpus. Kui saadetiste staatuseid kogutakse jooksvalt, saab ohus olevad tarned tuvastada juba enne tarneakna lõppu. Näiteks võib süsteem tõsta esile saadetise, mis ei ole planeeritud ajaks terminalist väljunud, mille marsruut on liiklusolude tõttu nihkunud või mille vastuvõtjaga pole õnnestunud kontakti saada.
Operatiivne vaade vajab lühikest ja selget infot: täna tähtajast maha jäävad saadetised, põhjus, vastutaja ja järgmine tegevus. Juhtimisvaade võib olla põhjalikum ning näidata nädala, kuu ja kvartali trendi koos teenuste võrdlusega. Mõlemad on vajalikud. Esimene aitab päeva päästa, teine aitab vältida sama probleemi kordumist.
Reaalajas jälgimine ja saajale saadetavad teavitused vähendavad ebakindlust ka siis, kui tarneplaan muutub. Wisetransi digitaalses tellimiskeskkonnas on saadetise staatuse jälgimine ning SMS-teavitused praktiline osa protsessist, mitte lihtsalt lisamugavus. Teadlik saaja saab vastuvõtuks valmistuda ja klienditeenindus saab anda vastuseid enne, kui päringust kujuneb probleem.
Vaata protsessi, mitte ainult protsenti
Kui tarnekindlus langeb, ei ole esimene küsimus „kes eksis?”, vaid „millises etapis tekkis kõrvalekalle?”. Mõõtke vajadusel tellimuse kinnitamise aega, lao komplekteerimise täpsust, planeeritud ja tegelikku väljumist, marsruudi täitmist ning üleandmise õnnestumist. See loob põhjuste ahela, mille põhjal saab teha konkreetseid muudatusi.
Mõnikord on lahendus lisaväljumine või ümberplaneeritud liin. Teinekord piisab sellest, et tellimuste lõikaeg, pakendinõue või tarneaeg oleks kliendile ja laole ühtemoodi arusaadav. Tarnekindluse parandamine ei tähenda alati kiiremat transporti. Sageli tähendab see realistlikumat lubadust, paremat andmekvaliteeti ja järjepidevat täitmist.
Hea eesmärk ei ole võimalikult kõrge protsent aruandes, vaid lubadus, millele teie klient saab oma töö korraldamisel toetuda. Kui mõõdik näitab ausalt, millal, kus ja miks tarne ebaõnnestus, saab logistika muutuda iga nädal veidi kindlamaks.