Veoringide planeerimine ei alga kaardist ega juhi graafikust. See algab küsimusest, millal peab kaup kliendini jõudma, milliste tingimustega ning millise kuluga. Kui vastus sellele küsimusele jääb ebamääraseks, muutuvad ka hästi täidetud veokid kiiresti kulukaks: tekivad tühisõidud, hilinemised, liiga pikad ooteajad ja kliendid, kes ei tea, millal saadetist oodata.
Ärikliendi jaoks ei ole veoring lihtsalt punktist A punkti B sõit. See on osa müügist, laoseisust, kliendikogemusest ja rahavoost. Hästi planeeritud jaotus aitab hoida lubatud tarneajad, kasutada veoruumi mõistlikult ning reageerida muutustele ilma, et kogu päevane logistika ümber korraldada tuleks.
Mida veoringide planeerimine tegelikult juhib
Veoringi eesmärk ei ole sõita võimalikult lühike vahemaa. Eesmärk on täita kokkulepitud tarned võimalikult usaldusväärselt ja otstarbekalt. Mõnel päeval tähendab see kõige lühemat marsruuti. Teisel päeval võib parem lahendus olla veidi pikem ring, mis võimaldab täita mitu kindlat tarneakent, võtta tagasiteel peale kauba või vältida tipptunni ummikuid.
Planeerimisel tuleb korraga arvestada tellimuste mahu, kaalu, mõõtude, mahalaadimiskohtade, tarneaegade ja sõidukite tegeliku võimekusega. Toidukaubal, ravimitel ja muul temperatuuritundlikul veosel lisandub temperatuurirežiim. Suuremõõtmelise kauba puhul võivad määravaks saada laadimisvahendid, juurdepääs ning mahalaadimise kestus.
Sama oluline on vastuvõtja töökorraldus. Kaubanduskeskuse tagauks, tootmisettevõtte värav ja erakliendi aadress ei käitu logistiliselt ühtemoodi. Kui mahalaadimiseks on lubatud 15 minutit, kuid tegelik ooteaeg on pool tundi, kandub viivitus üle kogu ringile. Seetõttu tuleb planeerida mitte ainult sõiduaega, vaid kogu peatuse aega.
Alustage tellimuste ja tarneakende korrastamisest
Kõige täpsem marsruudiprogramm ei paranda olukorda, kui algandmed on puudulikud. Tellimuse juures peab olema õige aadress, kontaktisik, telefoninumber, kauba kogus, vajalik käsitlusviis ning soovitud tarneaeg. Kui kliendil on kindel vastuvõtuaken, tuleb see märkida tellimusse, mitte jätta juhile telefonikõne käigus lahendada.
Ettevõtetel tasub oma tarned jagada vähemalt kolme rühma: kindla ajaga tarned, sama päeva tarned ja paindliku ajaga tarned. Kindla ajaga tarned määravad sageli ringi karkassi. Paindlikud peatused saab paigutada nende vahele vastavalt asukohale, koorma mahule ja liiklusolukorrale. Sama päeva tellimused vajavad eraldi otsust: kas need mahuvad olemasolevale ringile või on mõistlikum kasutada eraldi kiiret vedu.
Siin ei ole üht õiget reeglit. E-kaubanduse müüja võib võita sellest, kui kogub tellimused kindla kellaajani ja saadab need välja ühe hästi täidetud pärastlõunase ringiga. Hulgimüüja jaoks võib olla väärtuslikum varahommikune tarne, sest kliendi tööpäev sõltub kauba õigeaegsest saabumisest. Planeerimine peab toetama ettevõtte teenuselubadust, mitte vastupidi.
Koostage ringid piirkondade, mitte üksikute tellimuste järgi
Kui iga uus tellimus lisatakse lihtsalt järgmisele vabale autole, kasvavad läbisõit ja juhtide koormus kiiresti. Tõhusam on vaadata tarneid piirkondade kaupa. Tallinnas võivad Lasnamäe, kesklinna ja Mustamäe tarned olla eri loogikaga, isegi kui vahemaad kaardil tunduvad lühikesed. Eesti-sesel jaotusel tuleb arvestada ka põhisuundadega, näiteks Tallinna, Tartu ja Rapla vaheliste regulaarsete liinidega.
Piirkonnapõhine planeerimine aitab luua korduvat rütmi. Kui kliendid teavad, et nende piirkonda teenindatakse kindlatel päevadel või kellaaegadel, saavad nad oma vastuvõttu paremini korraldada. Vedaja saab omakorda koormaid koondada ning vähendada olukordi, kus sama piirkonda sõidetakse ühe päeva jooksul mitu korda pooleldi täis autoga.
Korduv ring ei tähenda jäika ringi. Hea mudel jätab ruumi muutustele. Planeerija peab teadma, kui palju on ringil vaba ruumi, milline peatus on ajaliselt paindlik ja millal tasub lisatellimus järgmisse väljumisse suunata. Kõiki tellimusi ei pea tingimata täitma esimese võimaliku autoga. Kui tarne ei ole kriitiline, võib järgmise ringi kasutamine vähendada kulusid ilma klienditeenindust halvendamata.
Arvestage koorma tegeliku mahuga
Kandevõime üksi ei näita, kas sõiduk sobib. Paljude kaupade puhul saab enne kaalupiiri täis veoruumi maht. Teiste kaupade puhul on probleemiks aluste paigutus, virnastamiskeeld või vajadus hoida saadetised eraldi. Planeerija peab nägema koormat tervikuna, mitte ainult kilogrammide summat.
Ka laadimisjärjekord mõjutab ringi toimivust. Viimasena väljastatav kaup peab olema sõidukis kättesaadav, ilma et eelnevaid saadetisi ümber tõsta tuleks. Kui marsruut muutub päeva jooksul, võib algselt mugav laadimisplaan põhjustada pikki peatuseid ja kaubakahjustuse riski. Eriti oluline on see õrnade, temperatuuritundlike või suuremahuliste saadetiste puhul.
Võimaluse korral tasub ühendada jaotus tagasiveoga. Näiteks võivad tagasisuunal liikuda pakendid, tagastused, tootmises vajalik materjal või kliendi juurest pealevõetav kaup. Tagasiveo võimalus ei tohi aga ohustada ajakriitilisi tarneid. Kui selle tõttu muutub ring ebakindlaks, on tühisõidu vähendamise hind liiga kõrge.
Jätke ajagraafikusse tööruumi
Liiga optimistlik graafik tundub paberil efektiivne, kuid päriselus laguneb esimese ootamatu viivituse järel. Liiklus, laadimisaeg, kliendi vastuvõtu viibimine ja lisapeatuse vajadus on jaotustöö tavapärane osa. Planeerimisel tuleb jätta realistlik puhver, eriti päeva esimesse poolde ja ajakriitiliste peatuste ette.
Puhver ei tähenda, et auto peaks seisma. See tähendab, et ringi lubadused põhinevad tegelikel tööaegadel, mitte ideaaltingimustel. Kui tellimuste maht on stabiilne, saab varasemate sõitude andmetest hinnata, kus viivitused tekivad kõige sagedamini. Nii saab muuta väljumisaega, peatuste järjestust või teenindusala jaotust.
Reaalajas nähtavus aitab muutustele kiiresti reageerida. Kui saadetise asukoht ja ringi edenemine on jälgitavad, saab klienditeenindus anda vastuvõtjale täpsema info ning planeerija otsustada, kas lisapeatus mahub samale ringile. Saajale saadetav SMS-teavitus vähendab ka ebaõnnestunud üleandmisi, sest inimene teab saabumist oodata.
Millal kasutada oma transporti ja millal partnerit
Oma autopark annab kontrolli, kuid toob kaasa püsikulud, asenduste vajaduse ning kohustuse hoida võimekus olemas ka vaiksematel perioodidel. Välise transpordipartneri kasutamine on paindlikum, kui mahud kõiguvad, tarned toimuvad eri piirkondades või kaubal on eritingimused. Sageli töötab kõige paremini kombineeritud lahendus: ettevõtte enda transport teenindab regulaarseid põhiringe ning partner katab tipud, kiirtarned või spetsiaalse veovajaduse.
Kui transport ja ladustamine on ühe töövoo osad, muutub planeerimine veel täpsemaks. Terminalis saab kaupa vastu võtta, hoiustada, komplekteerida ja suunata õigesse väljumisse. Wisetrans pakub sellist korraldust ettevõtetele, kelle jaoks ei piisa üksikust veotellimusest, vaid vaja on toimivat jaotusahelat alates laost kuni saajani.
Mõõtke tulemusi, mitte ainult kilomeetreid
Veoringide planeerimise kvaliteeti ei saa hinnata ainult läbitud kilomeetrite järgi. Vähem kilomeetreid on hea tulemus vaid siis, kui tarned jõuavad õigel ajal ja koorem on mõistlikult kasutatud. Vaadake regulaarselt õigeaegsete tarnete osakaalu, täituvust, keskmist peatuse kestust, tühisõidu määra, kahjustuste arvu ning ebaõnnestunud üleandmisi.
Kui mõni näitaja halveneb, otsige põhjust töövoost. Probleem võib olla vales tarneaknas, ebatäpsetes tellimisandmetes, liiga tihedas graafikus või sobimatus sõidukis. Praktikas annavad just korduvad väikesed parandused suurema tulemuse kui harv ja ulatuslik marsruutide ümbertegemine.
Hea veoring jätab kliendile mulje, et tarne toimus lihtsalt. Selle taga on aga selge tellimusinfo, realistlik ajaplaan, sobiv veovõimekus ja oskus teha päeva jooksul kiireid otsuseid. Kui need osad on paigas, ei ole transport pelgalt kulu – see on ettevõtte lubaduse usaldusväärne täitmine.