Kui veok sõidab pooltäis, juht ootab laadimisel ja klient helistab, et küsida paki asukohta, ei ole probleem ainult ühes tarnes. Need on märgid, et logistikaahel kulutab rohkem aega ja raha, kui peaks. Küsimus, kuidas optimeerida ettevõtte tarneringe, ei tähenda üksnes lühema marsruudi leidmist. See tähendab kogu tarneprotsessi juhtimist alates tellimuse vastuvõtust kuni kauba üleandmise kinnitamiseni.
Kuidas optimeerida ettevõtte tarneringe andmete abil
Tarneringide juhtimine peaks algama tegelikust pildist, mitte eeldusest. Paljud ettevõtted hindavad oma logistikat ühe suure kulureana, kuid ei näe, milline klient, piirkond, kaubagrupp või kellaaeg kulusid tegelikult kasvatab. Esmalt tasub vaadata vähemalt viimase kolme kuni kuue kuu tarneandmeid: saadetiste arvu, kaalu ja mahtu, läbitud kilomeetreid, täituvust, ooteaegu, ebaõnnestunud üleandmisi ning erakorraliste vedude osakaalu.
Oluline on võrrelda planeeritud ja tegelikku. Kui Tallinnast väljuv ring on paberil kaheksatunnine, kuid jõuab regulaarselt tagasi kümne tunni pärast, tuleb välja selgitada põhjus. Vahe võib tekkida laadimisaja, liikluse, ebatäpse aadressi, liiga optimistliku ajakava või mitme väikese kõrvalepõike tõttu. Alles siis saab otsustada, kas muuta marsruuti, tarneaknaid või kliendile antud lubadusi.
Andmed aitavad märgata ka seda, millised tellimused ei sobi tavapärasesse jaotusringi. Näiteks temperatuurirežiimi vajav kaup, väga suur saadetis või kindla kellaajaga tarne vajab sageli eraldi käsitlust. Kui kõik veod surutakse ühte protsessi, kannatavad nii efektiivsus kui ka teenuse kvaliteet.
Planeeri ringe nõudluse, mitte harjumuse järgi
Püsivad ringid on vajalikud, kuid neid ei tohiks hoida muutumatuna ainult seetõttu, et nii on alati tehtud. Klientide tellimismustrid muutuvad hooajaliselt, nädalapäeviti ja isegi päeva lõikes. E-kaubanduse müügimahu kasv võib tuua rohkem väikesaadetisi, hulgiklient võib aga koondada tellimused kindlatele päevadele. Marsruut peab sellele reageerima.
Praktiline lahendus on jagada tarned kolme rühma: kindla ajaga tarned, paindliku ajaga tarned ja kiireloomulised tarned. Kindla ajaga tarne tuleb planeerida esimesena, sest selle ümber kujuneb ülejäänud ring. Paindlikud saadetised saab koondada piirkonna, mahu ja peatuste loogika järgi. Kiirtarneid ei tasu automaatselt lisada olemasolevale ringile, kui see tähendab mitme teise kliendi tarneaja rikkumist. Mõnikord on eraldi sama päeva vedu kulukam ühe saadetise vaates, kuid odavam kogu teenustaseme ja kliendisuhte seisukohalt.
Marsruudi optimeerimisel ei ole kõige lühem tee alati parim. Kui lühem teekond sisaldab keerulisi kesklinna peatusi, piiratud laadimisvõimalusi või sagedasi ummikuid, võib pikem, kuid stabiilsema ajakuluga ring olla töökindlam. Eesmärk on vähendada kogu tarneaega ja ebakindlust, mitte ainult kilomeetreid.
Vähenda tühisõite tagasisuunalise kaubavoo abil
Tühisõit on üks nähtavamaid kulukohti. Kui sõiduk jõuab kliendini täiskoormaga ja naaseb tühjalt, tasub uurida, kas tagasisuunal on võimalik koguda tagastusi, pakendeid, kaupu terminali või saadetisi teise piirkonda. See ei tähenda, et iga tagasisõit peab olema maksimaalselt täis. Lisapeatused võivad muuta ringi liiga aeglaseks või keeruliseks.
Hea mudel arvestab kauba iseloomu, laadimisvahendeid ja aega. Näiteks standardkaupa saab sageli kombineerida sama piirkonna teiste saadetistega. Toiduainete, ravimite või muude tundlike kaupade puhul tuleb säilitada nõutud temperatuur ja hügieeninõuded ning mitte kombineerida vedusid viisil, mis tekitab riski. Optimeerimine peab vähendama raiskamist, mitte suurendama kahjustuste või hilinemiste ohtu.
Ühtlusta tellimuste vastuvõtt ja tarneinfo
Tarneringid muutuvad ebaefektiivseks juba enne auto väljumist, kui tellimustes puuduvad vajalikud andmed. Ebatäpne aadress, kontaktisiku puuduv telefoninumber, teadmata laadimisaeg või märkimata eritingimused toovad kaasa ooteaja ja lisakõned. Need minutid korrutuvad päeva jooksul kiiresti.
Tellimuse vormistamisel peaks olema selgelt kirjas kauba mõõt, kaal, pakendite arv, peale- ja mahalaadimise võimalused, soovitud tarneaeg ning vajadus temperatuurikontrolli, tõstukauto või muu erilahenduse järele. Kui ettevõttel on palju korduvaid vedusid, tasub kasutada standardseid tellimismalle. Nii liigub vajalik info iga kord samas vormis ja planeerija ei pea seda mitmest kanalist kokku koguma.
Ka saaja teavitamine on ringi osa. Kui klient teab SMS-i või muu automaatse teavituse kaudu, millal saadetist oodata, on tõenäolisem, et vastuvõtja on kohal ja kaup saab kiiresti üle antud. Reaalajas jälgimine vähendab omakorda klienditeeninduse koormust, sest asukohta ei pea eraldi telefonis küsima.
Seo ladu ja transport üheks töövooguks
Ladu ei ole ainult koht, kus kaup seisab. Hästi korraldatud terminal toetab otseselt kiiremat ja täpsemat jaotust. Kui kaubad on vastuvõtul korrektselt märgistatud, paigutatud väljumisringi järgi ja komplekteeritud enne laadimisakent, väheneb hommikune kiirustamine ning auto saab õigel ajal teele.
Eriti hästi toimib see ettevõtetel, kes saadavad iga päev väiksemaid tellimusi eri klientidele. Kauba hoiustamine, tellimuste komplekteerimine ja jaotusvedu võivad olla üks järjepidev protsess, mitte kolm eraldi tegevust. See annab parema ülevaate laoseisust, vähendab valede saadetiste riski ning võimaldab tellimusi hilisema ajani vastu võtta ilma, et kogu väljumisplaan laguneks.
Samas ei ole mõistlik kõiki varusid terminali viia. Kui toodete käive on väga aeglane või tellimused on harvad ja suured, võib otsene vedu tootjalt kliendile olla otstarbekam. Lahendus sõltub kauba liikumise sagedusest, tarnekiirusest ja sellest, kui palju kontrolli ettevõte soovib oma varude üle hoida.
Mõõda teenustaset, mitte ainult veokulusid
Madalam kilomeetrihind ei tähenda automaatselt paremat logistikat. Kui odavam korraldus toob kaasa hilinemised, kahjustused või saamata jäänud müügi, on tegelik kulu suurem. Tarneringide hindamisel tasub jälgida nii kulusid kui ka teenuse tulemust.
Kasulikud põhinäitajad on õigel ajal tehtud tarnete osakaal, esimese katsega õnnestunud üleandmiste osakaal, keskmine kulu saadetise kohta, sõiduki täituvus, tühisõitude osakaal ja reklamatsioonide arv. Neid ei pea iga päev liiga keeruliseks raportiks muutma. Piisab, kui juhtimisotsused põhinevad regulaarselt vaadatud näitajatel ning kõrvalekalded saavad kiiresti selgituse.
Kui näiteks kindla ajavahemikuga tarnete täpsus langeb, ei pruugi lahendus olla rohkemate autode kasutamine. Põhjus võib olla liiga tihe planeerimine, ebarealistlikud laadimisajad või üks piirkond, kus peatuste arv on kasvanud. Õige näitaja aitab probleemi asukoha üles leida.
Kasuta partnerit seal, kus oma võimekus jääb kitsaks
Oma autopark annab kontrolli, kuid eeldab ka pidevat planeerimist, asendusvõimekust ja valmisolekut tulla toime mahukõikumistega. Kui tellimuste arv kasvab ajutiselt, vajatakse nädalavahetuse jaotust või tuleb vedada eri tingimustega kaupa, võib paindlik transpordipartner olla otstarbekam kui püsikulude kasvatamine.
Wisetransi puhul saab ühendada Eesti-sisese jaotusveo, kindla ajavahemikuga või sama päeva tarned ning vajaduse korral ladustamise ja komplekteerimise. Partneri valikul tasub siiski alati hinnata, kas teenus sobib teie tegeliku kaubavoo, piirkondade ja tarnekiiruse nõudega. Hea koostöö algab selgetest kokkulepetest: millal kaup vastu võetakse, millal see välja saadetakse, kuidas käsitletakse erandeid ja millist infot klient tarnest näeb.
Tarneringide parandamine ei pea algama suure süsteemivahetusega. Valige üks korduv probleem, näiteks hilised väljumised, madal täituvus või liiga palju ebaõnnestunud üleandmisi, ning muutke selle taga olevat töökorraldust. Kui iga ring väljub korrektsete andmetega, sobiva koormaga ja realistliku ajakavaga, muutub logistika ettevõtte kasvule toeks, mitte igapäevaseks takistuseks.