Kui ladu hakkab võtma rohkem aega kui müük ise, on see selge märk, et protsess vajab muutust. Tellimuste komplekteerimise teenus ei ole ainult lisakätepaar riiulite vahel, vaid praktiline viis hoida kaupade liikumine kontrolli all, lühendada tarneaega ja vähendada vigu hetkel, kui tellimuste maht kasvab või muutub kõikuvaks.
Paljud ettevõtted jõuavad sama küsimuseni üsna kiiresti. Kas komplekteerida tellimused ise, hoida kogu protsess oma lao ja oma töötajate käes või anda see osa tööst partnerile, kelle igapäevane töö ongi kaupade vastuvõtt, hoiustamine, komplekteerimine ja väljastus. Õige vastus ei ole alati ühesugune, sest see sõltub kaubast, tellimuste mahust, hooajalisusest ja sellest, kui palju peab ettevõte tegelikult logistikale aega kulutama.
Mis on tellimuste komplekteerimise teenus
Lihtsalt öeldes tähendab tellimuste komplekteerimise teenus seda, et laooperaator võtab vastu tellimuse, korjab vajalikud tooted laost, kontrollib kogused ja pakendab saadetise edasiseks tarnimiseks. Sageli kuulub teenuse juurde ka kaupade vastuvõtt, ladustamine, markeerimine, saadetiste üleandmine veole ning vajadusel tagastuste käsitlemine.
Teenuse väärtus ei teki ainult füüsilisest komplekteerimisest. Väärtus tekib sellest, et kogu protsess on läbimõeldud ja korratav. Kui tellimused liiguvad kindla töökorralduse järgi, on vähem eksimusi, vähem käsitööd ning parem ülevaade sellest, mis laos tegelikult toimub.
Eriti oluline on see ettevõtetele, kellel on palju väikeseid tellimusi, erinevad toodete kombinatsioonid või ranged tarneaknad. E-kaubandus, hulgimüük, jaotusvedu, toidu- ja ravimikaupade liikumine – kõigis nendes valdkondades mõjutab komplekteerimise kvaliteet otseselt kliendikogemust.
Millal muutub oma lao kõrvalteenus mõistlikuks
On ettevõtteid, kelle jaoks on oma lao ja oma meeskonna hoidmine täiesti loogiline. Kui kaubavalik on väike, tellimuste maht stabiilne ja tarned lihtsad, võib sisemine korraldus olla piisav. Probleem tekib tavaliselt siis, kui äri kasvab kiiremini kui lao võimekus.
Esimene märk on ajakulu. Müügi- või klienditeenindusmeeskond tegeleb järjest rohkem pakkimise, kaupade otsimise ja saadetiste ettevalmistamisega. Teine märk on vigade sagenemine. Vale toode, puuduv kogus või hilinenud väljastus ei pruugi alguses tunduda suur probleem, kuid korduvad vead hakkavad kiiresti mõjutama kliendi usaldust.
Kolmas märk on hooajalisus. Kui tellimuste arv kõigub kuude või nädalate lõikes tugevalt, on oma meeskonna ja laoressursi planeerimine keeruline. Vaiksel perioodil seisab võimekus osaliselt tühjalt, tipphooajal jääb sellest puudu. Sellises olukorras annab teenus paindlikkuse, mida oma jõududega on kulukas hoida.
Mida hästi korraldatud komplekteerimine ettevõttele annab
Praktiline kasu algab kiirusest. Kui kaup on õigesti ladustatud ja tellimuste töötlemine käib süsteemselt, liiguvad saadetised välja kiiremini. See on oluline nii sama päeva vedude, kindlate tarneakende kui ka regulaarse jaotusveo puhul.
Sama oluline on täpsus. Laooperatsioonis ei maksa kõige rohkem mitte töö ise, vaid ümbertegemine. Kui tellimus läheb välja valesti, lisandub tagastus, uus transport, kliendisuhtlus ja sageli ka mainekahju. Hästi toimiv tellimuste komplekteerimise teenus vähendab neid kulusid just seetõttu, et kontrollpunktid on protsessi sisse ehitatud.
Kolmas võit on läbipaistvus. Ettevõte ei vaja ainult kinnitust, et tellimus on teele pandud. Tal on vaja teada, kus kaup asub, millal see komplekteeriti ja millal jõuab saajani. Kui komplekteerimine ja transport töötavad koos, väheneb infokatkestus laos ja teel oleva kauba vahel.
Tellimuste komplekteerimise teenus ei ole kõigile ühesugune
Teenuse valikul tasub vältida lihtsat eeldust, et kõik lao- ja komplekteerimislahendused on sisuliselt samad. Tegelikult määravad sobivuse ära detailid.
Kui ettevõte saadab välja standardset kaupa, on põhirõhk tempol, täpsusel ja kuluefektiivsusel. Kui kaup on temperatuuri suhtes tundlik või vajab erikäsitlust, muutub oluliseks keskkond, protseduuride distsipliin ja transpordi jätkusuutlik korraldus. Kui kliendid ootavad kindlat tarneakent, peab lao töö olema seotud jaotusplaaniga, mitte toimima eraldi saarena.
Samuti loeb tellimuse profiil. Üks asi on komplekteerida kümme alust korraga ühele kliendile. Teine asi on saata välja sadu väikseid tellimusi, milles on igaühes eri tootekombinatsioon. Mida rohkem varieeruvust, seda suurem on vajadus hästi juhitud protsessi järele.
Kuidas hinnata teenusepakkujat enne otsust
Liiga sageli vaadatakse ainult lao ruutmeetreid või hinnakirja. Need on vajalikud, kuid mitte piisavad näitajad. Tegelik küsimus on selles, kas teenusepakkuja suudab teie töövoogu toetada nii, et kogu tarneahel muutub lihtsamaks, mitte keerulisemaks.
Vaadake, kui kiiresti kaup vastu võetakse ja süsteemi kantakse. Uurige, kuidas käsitletakse kiireloomulisi tellimusi ja kas võimalik on siduda komplekteerimine sama päeva veo või kindla tarneaknaga. Täpsustage, kuidas toimub vigade ennetus, saadetiste märgistamine ja saaja teavitamine.
Oluline on ka skaleeritavus. Kui tellimuste maht kasvab või kampaaniaperioodil hüppeliselt tõuseb, peab teenus pidama vastu ilma, et kvaliteet langeks. Hea partner ei müü ainult laopinda, vaid pakub töökorraldust, mis toimib nii tavapäeval kui ka koormuse kasvades.
Lao ja transpordi ühendamine annab suurima efekti
Kõige suurem ajakulu ei teki sageli mitte komplekteerimisest endast, vaid sellest, et ladu ja vedu on eri osapooled, eri süsteemid ja eri ajaloogika. Üks valmistab saadetise ette, teine tuleb sellele hiljem järele. Vahepeal tekivad ootamine, lisakõned ja ebakindlus.
Kui tellimuste komplekteerimise teenus on seotud sama partneri transpordivõimekusega, liigub protsess märksa sirgemalt. Komplekteeritud kaup ei jää lao põrandale oma hetke ootama, vaid läheb edasi kindla veoplaani järgi. See on eriti oluline ettevõtetele, kes teenindavad kliente üle Eesti, vajavad regulaarset jaotust või peavad tarnima ka nädalavahetusel.
Siin tekib ka praktiline eelis kliendisuhtluses. Kui saadetise teekond on nähtav ja saaja saab õigeaegse info, jääb vähem ruumi küsimustele stiilis kus mu kaup on või millal juht jõuab. See säästab aega mõlemal poolel.
Kus tekivad kulud, mida alguses ei märgata
Oma lao puhul nähakse tavaliselt renti, riiuleid ja töötasusid. Vähem märgatakse katkestusi, ajakadu ja vigu, mis kogunevad päeva jooksul väikeste osadena. Kui üks töötaja otsib toodet, teine parandab arvet ja kolmas suhtleb hilinenud saadetise pärast kliendiga, on logistika juba muutunud põhitegevuse piduriks.
Välise teenuse puhul kardetakse vahel kontrolli kaotust. See on arusaadav, kuid sõltub sellest, kui hästi on protsessid kokku lepitud. Kui teenusepakkuja annab selge ülevaate vastuvõtust, laoseisust, komplekteerimisest ja väljastusest, võib tegelik kontroll hoopis paraneda. Küsimus ei ole selles, kus kaup füüsiliselt asub, vaid kui hästi on selle liikumine juhitud.
Mõnel juhul ei ole täielik sisseost kõige mõistlikum lahendus. Ettevõte võib hoida osa kiirekäibega või erikäsitlust vajavast kaubast enda juures ning anda ülejäänud mahu partneri kätte. Ka see on toimiv mudel, kui eesmärk on vähendada koormust ilma kogu süsteemi korraga ümber tegemata.
Kellele see teenus sobib kõige paremini
Kõige rohkem võidavad tavaliselt ettevõtted, kellel on kasvav tellimuste maht, mitmekesine kaubavalik või vajadus siduda ladu tihedalt transpordiga. E-poed vajavad kiirust ja täpsust. Hulgimüüjad vajavad stabiilset rütmi ja head jaotusvõimekust. Toidu- ja ravimikaupade liikumisel lisanduvad eritingimused, mille puhul ei tohi protsess lonkama hakata.
Samuti sobib teenus ettevõtetele, kes ei taha ehitada üles oma laotiimi ainult selleks, et lahendada iga päev sama operatiivset küsimust. Kui kaup peab liikuma, mitte seisma, on mõistlik lasta komplekteerimisel olla professionaalselt juhitud töövoog, mitte kõrvaltegevus, mida tehakse muu töö kõrvalt.
Wisetransi puhul on selle lähenemise tugevus just ühendatud korralduses – ladu, komplekteerimine, jaotus ja transport ei ole eraldi killud, vaid üks toimiv teenusahel.
Mida tasub enne teenuse kasutuselevõttu paika panna
Et koostöö töötaks esimesest nädalast, peab olema selge, milline kaup liigub, kuidas tellimused saabuvad, millised on komplekteerimise reeglid ja mis ajaks peab saadetis välja minema. Mida täpsemad on sisendid, seda vähem tekib hiljem käsitööd.
Tasub kokku leppida ka erandid. Mis juhtub siis, kui mõni toode puudub, tellimus tuleb hilja sisse või saaja soovib kindlat kellaega. Hästi toimiv teenus ei eelda, et kõik päevad on ühesugused. Vastupidi, see peab suutma toime tulla ka muutustega.
Kui teie ettevõte tunneb, et ladu võtab liiga palju aega, tellimuste kvaliteet kõigub või transport ei liigu komplekteerimisega samas tempos, on see tavaliselt märk, et protsessi tasub vaadata tervikuna. Hästi korraldatud tellimuste komplekteerimine ei anna ainult kiiremat väljastust. See annab töörahu, mille pealt on lihtsam kasvada.