Kui klient peab ise küsima, kas kaup on juba teel, on logistikaahelas tekkinud välditav töö. Saadetise staatuse teavitamise tööriistad annavad saatjale, saajale ja klienditeenindusele samaaegse ülevaate sellest, mis saadetisega toimub. Hästi korraldatud teavitamine ei ole ainult mugav lisafunktsioon. See aitab hoida kinni tarneakendest, vähendab käsitsi vastamist ja teeb tarneprotsessi usaldusväärsemaks.
Eesti ettevõtetes jõuab saadetise info sageli müügi, lao, klienditeeninduse ja transpordipartneri vahelt läbi mitme inimese. Mida rohkem on käsitsi edastamist, seda suurem on oht, et saaja saab hilise või ebatäpse info. Automaatne staatusteavitamine toob olulise info õigel ajal õigesse kanalisse ning jätab töötajatele aega tegelda erandite, mitte rutiinsete päringutega.
Mida saadetise staatuse teavitamise tööriistad lahendavad?
Staatusteavituse peamine eesmärk on lihtne: saaja teab, millal oodata, ning saatja näeb, kas tarne liigub plaani järgi. Praktikas mõjutab see aga palju enamat kui üksikut sõnumit. E-kaubanduse müüja saab vähendada küsimusi klienditoele. Hulgimüüja saab teavitada kauplust kavandatud saabumisest. Toidukaupade või ravimitoodete tarnija saab koordineerida vastuvõttu ajakriitilise kauba puhul.
Kõige kasulikumad teavitused tekivad selgete sündmuste põhjal. Näiteks tellimus on vastu võetud, saadetis on terminalis, kuller või auto on väljasõidul, tarne toimub kokkulepitud ajavahemikus, saadetis on üle antud või tarne vajab täpsustamist. Kõiki samme ei pea tingimata saajale saatma. Liiga tihe teavitamine võib tekitada segadust ning muuta olulise sõnumi märkamatuks.
Hea süsteem eristab seetõttu ettevõtte sisest töövoogu ja saajale vajalikku infot. Laojuht võib vajada üksikasjalikku staatust komplekteerimise või laadimise kohta. Saaja vajab enamasti vastust kolmele küsimusele: kas kaup jõuab kohale, millal see jõuab ja mida tuleb tal endal teha.
Milline teavituskanal sobib tarneks?
Kanal tuleb valida tarne tüübi, saaja profiili ja info kiireloomulisuse järgi. Eestis on SMS praktiline valik siis, kui teade peab jõudma kiiresti kohale ning saaja ei pea selleks eraldi keskkonda avama. See sobib eriti hästi samal päeval tehtavate vedude, kindla ajaakna ja viimase miili tarne puhul.
E-post sobib paremini siis, kui teavitus sisaldab rohkem üksikasju, näiteks saatelehte, tellimuse ridu või kokkulepitud vastuvõtutingimusi. E-posti puudus on aeglasem märkamise tõenäosus. Kui auto jõuab kohale kahe tunni pärast, ei tohiks kriitiline info jääda ainult e-kirja.
Veebipõhine jälgimisvaade on kasulik ettevõtetele, kellel on palju aktiivseid saadetisi. Sealt saab logistika- või klienditeenindustiim vaadata tegelikku seisu ilma transpordipartnerile helistamata. Samas ei asenda jälgimisvaade ennetavat teavitust. Saaja ei peaks iga saadetise puhul ise süsteemi kontrollima, eriti kui tema tegevus sõltub täpsest saabumisajast.
Mõnel juhul on vaja kombineerida kanaleid. Näiteks võib tellimuse kinnitus minna e-postiga, tarnepäeva teade SMS-iga ning detailsem jälgimisinfo olla nähtav tellimiskeskkonnas. Oluline on, et sama sõnum ei jõuaks saajani põhjendamatult mitu korda eri kanalites.
Teavituse sisu peab aitama otsustada
Sõnum “saadetis on teel” on parem kui täielik vaikus, kuid ajakriitilise tarne puhul jääb sellest väheks. Saaja peab saama aru, kas tal on vaja vastu võtta, ladu avada, kontaktisik kohale kutsuda või tarneaega muuta. Seetõttu peab teade olema lühike, kuid tegevust toetav.
Tõhus tarnepäeva teavitus sisaldab tavaliselt tellimuse või saadetise viidet, planeeritud saabumisaega või ajavahemikku, tarne aadressi ning juhist juhuks, kui tingimused on muutunud. Kui võimalik, lisatakse kontakt või selge kanal muudatuse edastamiseks. Eriti oluline on see jaekaubanduses, ehitusobjektidel ning ettevõtetes, kus vastuvõtt toimub ainult kindlatel kellaaegadel.
Tarne lõppstaatus peab olema sama selge. Kui saadetis on üle antud, peab saatjal olema võimalus näha üleandmise aega ja vajadusel kinnitust. Kui üleandmine ebaõnnestus, ei tohi staatuseks jääda ebamäärane märge. Põhjus, järgmine tegevus ja võimalik uus tarneaeg aitavad vältida pikki telefonikõnesid ning ebaselgeid kokkuleppeid.
Reaalajas jälgimine ei tähenda alati minuti täpsust
Reaalajas jälgimine on väärtuslik, kuid selle lubadus peab vastama tegelikule võimekusele. Linnasisese samal päeval tehtava veo puhul võib täpne asukoha- ja saabumisinfo olla väga kasulik. Pikema ja mitme peatusega jaotusmarsruudi puhul on sageli mõistlikum näidata usaldusväärset tarneakent, mitte anda lubadust minutipealseks saabumiseks.
Liiga optimistlik kellaaeg tekitab rohkem rahulolematust kui aus tarnevahemik. Liiklus, laadimised, eelnevate klientide vastuvõtuaeg ning ilm võivad marsruuti muuta. Hea teavitustööriist ei peida selliseid muutusi, vaid saadab uuenduse kohe, kui algne plaan enam ei kehti.
See on eriti tähtis temperatuurirežiimiga kauba, suuremahuliste saadetiste ja kindla ajaaknaga vedude korral. Kui vastuvõtuks on vaja tõstukit, eraldi laadimisala või volitatud töötajat, võib väikegi hilinemine põhjustada ahela järgmistes etappides lisakulu. Teavituse ülesanne on anda saajale aega reageerida.
Kuidas valida ettevõttele sobiv lahendus?
Enne tööriista valimist tasub kirjeldada enda tegelik tarnevoog. Kas ettevõte saadab päevas kümme või tuhat saadetist? Kas saajateks on eraisikud, kauplused või tootmisettevõtted? Kas vedu toimub üle Eesti, kindlatel liinidel või samal päeval? Lahendus, mis sobib pakiautomaadi tüüpi saadetistele, ei pruugi sobida kaubaaluste, külmveo või ajaliselt piiratud vastuvõtu jaoks.
Hinnake vähemalt nelja praktilist küsimust:
- Kas staatused tekivad automaatselt tellimiskeskkonnast, terminalist ja vedaja töövahenditest?
- Kas saajat saab teavitada tema eelistatud kanalis ning kas sõnumi sisu on kohandatav?
- Kas ettevõtte töötajad näevad sama tarneinfot, mida näeb klient?
- Kas süsteem käsitleb ka erandeid, näiteks hilinemist, ebaõnnestunud üleandmist ja muudetud tarneaega?
Automatiseeritus on siin määrav. Kui töötaja peab iga väljasõidu järel käsitsi sõnumi saatma, jääb teavitamine kiirematel päevadel paratamatult hiljaks. Kui andmed liiguvad tellimusest transpordi täitmisse automaatselt, on teave järjepidevam ja vigade oht väiksem.
Sama oluline on andmete kvaliteet. Vale telefoninumber, puudulik aadress või teadmata kontaktisik võivad muuta ka kõige parema teavitussüsteemi kasutuks. Tellimuse sisestamisel tasub koguda ainult vajalikud, kuid tarne jaoks kriitilised andmed: kontakt, telefoninumber, aadress, soovitud tarneaeg ning vastuvõtu erijuhised.
Teavitamine peab töötama koos transporditeenusega
Teavituslahendus ei paranda tarnekvaliteeti, kui selle taga pole toimivat vedu, selget terminaliprotsessi ja kättesaadavat kliendituge. Sõnum on kliendile nähtav osa kogu logistikaahelast. Kui saadetis liigub plaanipäraselt, kinnitab teavitus seda. Kui tarne muutub, aitab õigeaegne teade olukorda juhtida.
Seepärast tasub eelistada partnerit, kelle tellimiskeskkond, jälgimine ja tarne täitmine toimivad ühe protsessina. Wisetransi digitaalses tellimiskeskkonnas saab ettevõte korraldada veotellimusi, jälgida saadetise liikumist ning hoida saajat SMS-teavitustega kursis. See on praktiline eriti siis, kui ettevõttel on korraga tavavedusid, kindla ajaga tarneid ja jaotusvedu eri piirkondades.
Teavituse väärtus kasvab koos tarne mahuga, kuid ka väikese saadetiste arvuga ettevõte võidab sellest kiiresti. Üks õigel ajal saadetud tarneinfo võib ära hoida ebaõnnestunud üleandmise, asjatu ooteaja ja mitu klienditeeninduse päringut. Valige lahendus, mis annab saajale selguse ning teie meeskonnale võimaluse keskenduda sellele, et kaup jõuaks õigel ajal õigesse kohta.