Kui veotellimus jõuab vedajani e-kirja, telefoni ja tabelifaili kaudu, kulub tööaega juba enne, kui kaup liikuma hakkab. Digitaalse tellimiskeskuse tarkvara ülevaade aitab ettevõttel hinnata, kas tellimuste sisestamine, veoinfo haldamine ja saadetiste jälgimine toimivad piisavalt kiiresti ka siis, kui maht kasvab või tarne peab jõudma kohale samal päeval.
Tellimiskeskus ei ole lihtsalt veebivorm. Hästi üles ehitatud lahendus ühendab tellija, lao, vedaja ja saaja info ühte töövoogu. Selle eesmärk on vähendada käsitööd, vältida ebatäpsusi ning anda kõigile osapooltele selge ülevaade sellest, kus saadetis parajasti asub ja mis järgmisena toimub.
Mida digitaalne tellimiskeskus ettevõtte töös muudab?
Paljude ettevõtete logistika algab lihtsast vajadusest: kaup tuleb kliendini viia kindlal päeval, vahel kindlas ajavahemikus. Probleem tekib siis, kui tellimused saabuvad eri kanalitest, tarneaadressid muutuvad viimasel hetkel või sama töötaja peab korraga haldama kümneid väljasaatmisi.
Digitaalne tellimiskeskus koondab tellimuse jaoks vajalikud andmed ühte kohta. Tellija sisestab peale- ja mahalaadimisaadressi, kontaktid, kauba mõõdud või koguse, soovitud tarneaja ning vajadusel eritingimused. See vähendab edasi-tagasi küsimusi ja aitab planeerijal võtta töötlusse vaid selliseid tellimusi, mille täitmiseks on vajalik info olemas.
Praktiline väärtus ei seisne ainult kiiruses. Kui kõik tellimused on samas keskkonnas, on lihtsam näha päeva koormust, eristada kiireloomulisi vedusid tavasaadetistest ja leida üles varasemate tarnete andmed. See annab parema aluse nii klienditeeninduseks kui ka transpordikulude kontrolliks.
Millised funktsioonid peavad päriselt töötama?
Tarkvara valimisel tasub vaadata kaugemale kui tellimuse sisestamise vorm. Kõige rohkem mõjutavad igapäevast tööd need funktsioonid, mis eemaldavad rutiinse suhtluse ja annavad veoprotsessist usaldusväärse staatuse.
Kiire ja selge tellimuse sisestamine
Tellimisvoog peab olema loogiline ka inimesele, kes ei korralda vedusid iga päev. Vajalikud väljad peavad olema arusaadavad ning süsteem peab aitama vältida levinud vigu, näiteks puuduvat telefoninumbrit, ebatäpset aadressi või sobimatut tarnekuupäeva.
Hea lahendus võimaldab korduvate aadresside ja kontaktide kasutamist. Hulgimüüjal, e-poel või jaotusettevõttel on sageli samad sihtkohad ning iga kord nullist sisestamine ei ole põhjendatud. Kui tellimuse loomine võtab mõne minuti asemel kümneid sekundeid, on erinevus kuu lõikes märgatav.
Saadetise jälgimine reaalajas
Jälgimine on kasulik siis, kui see vastab tegelikule olukorrale. Tellija peab nägema, kas vedu on vastu võetud, planeeritud, peale laaditud, väljas kohaletoimetamisel või üle antud. Ainult üldine staatus „teel” ei aita klienditeenindajal vastata küsimusele, kas kaup jõuab kohale enne kaupluse vastuvõttu või kokkulepitud ajavahemikus.
Reaalajas nähtavus aitab ka sisemisi otsuseid teha. Kui saaja teatab, et vastuvõtt nihkub, saab ettevõte kiiresti hinnata, kas muudatus mõjutab järgmist vedu või on võimalik tarne ümber korraldada ilma lisakuluta.
Saaja teavitamine
Saadetise saaja ei pea helistama, et küsida, millal kaup jõuab. SMS-teavitus või muu automaatne teade annab saajale teada, et vedu on teele pandud, ning vajadusel edastab eeldatava tarneaja.
See vähendab ebaõnnestunud üleandmisi, eriti viimase miili tarnetes. Samuti jätab see tellija kliendist vähem sõltuvasse rolli: info liigub süsteemselt, mitte ainult siis, kui keegi jõuab eraldi helistada. Teavituste sisu peab olema lühike, arusaadav ja sisaldama vaid tarne jaoks vajalikku infot.
Eritingimuste nähtavus
Kõik saadetised ei ole ühesugused. Toidukaubad ja ravimid võivad vajada temperatuurirežiimi, suuremõõtmeline kaup teistsugust sõidukit ning ajakriitiline tellimus kindlat kättetoimetamise aega. Tarkvaras peab olema koht, kuhu need tingimused selgelt lisada, nii et need jõuavad ka veokorraldaja ja juhini.
Siin ei piisa vabateksti märkusest, mida keegi võib märkamata jätta. Kriitilised nõuded peaksid olema tellimuse töövoos nähtavad ning vajadusel mõjutama seda, millise teenuse või transpordivõimaluse saab valida.
Tellimiskeskus ja logistika tegelik töökorraldus
Tarkvara ei paranda logistikaprotsessi automaatselt. Kui kaubaandmed on ebatäpsed, laos ei ole väljastus valmis või tarneaken on kliendiga kooskõlastamata, liigub probleem lihtsalt digitaalsesse keskkonda. Seetõttu tasub enne kasutuselevõttu kirjeldada, kes sisestab tellimuse, kes kinnitab valmisoleku ja kes tegeleb eranditega.
Kõige paremini toimib tellimiskeskus siis, kui see toetab olemasolevat tööjaotust. Näiteks võib laotöötaja valmistada tellimuse komplekteerimiseks ette, klienditeenindus kontrollida tarneandmeid ning transpordipartner võtta täitmisele kinnitatud veo. Iga staatus peab tähendama konkreetset tegevust, mitte lihtsalt süsteemis vajutatud nuppu.
Ettevõttel, kes kasutab lisaks transpordile ladustamist ja komplekteerimist, on sellest veel suurem kasu. Kui tellimuse andmed liiguvad lao- ja veoprotsessi vahel üheselt, väheneb oht, et vale kaup saadetakse valele aadressile või õige kaup jääb planeeritud väljasaatmisest maha.
Millal piisab lihtsast lahendusest ja millal on vaja rohkem?
Väiksema veomahu puhul võib piisata tellimiskeskusest, kus saab kiiresti esitada üksikuid tellimusi ja jälgida saadetiste staatust. Selline lahendus sobib ettevõttele, kellel on ebaregulaarsed tarned või kes soovib asendada telefonitsi ja e-kirjaga korraldamise selge digitaalse protsessiga.
Regulaarsete marsruutide, paljude saajate või kindlate ajavahemike puhul tasub hinnata ka kordustellimuste, aruandluse ja kasutajaõiguste võimalusi. E-poe jaoks võib määrav olla saaja teavitamine. Toidutarnijale võivad olla olulisemad temperatuurinõuded ja kindel kohaletoimetamise aeg. Hulgimüüja vaatab sageli, kui kiiresti saab sisestada suure hulga samalaadseid väljasaatmisi.
Kõige keerukamates olukordades ei ole küsimus ainult tarkvaras, vaid teenusevõrgustikus selle taga. Tellimusportaal annab väärtust siis, kui vedajal on võimekus täita lubatud tarneid eri piirkondades, seitsmel päeval nädalas või ka samal päeval, kui töö seda nõuab.
Mille järgi lahendust hinnata?
Enne otsustamist tasub läbi mängida oma tavapärane tööpäev. Sisestage näidistellimus, millel on kindel tarneaken, mitu kaubaühikut, eraldi kontaktisik ja eritingimus. See näitab kiiresti, kas keskkond aitab tööd teha või tekitab juurde samme.
Hinnake eriti nelja küsimust: kui kiiresti saab tellimuse esitada, kas saadetise staatust saab usaldada, kuidas saab erandeid hallata ning milline info jõuab saajani. Lisaks tasub uurida, kas süsteem toetab teie tegelikke veoliike – jaotusvedu, liinivedu, suuremahulist kaupa, ajakriitilist tarnet või temperatuurikontrolliga transporti.
Wisetransi digitaalses tellimiskeskuses saab veotellimusi esitada kiiresti ning hoida saadetiste käigul silma peal. Ettevõtte jaoks tähendab see vähem käsitsi koordineerimist ja selgemat ühendust tellimuse, transpordi ning saaja teavitamise vahel.
Digitaalne mugavus peab toetama täitmist
Hea tellimiskeskus ei asenda kogenud veokorraldust, toimivat terminali ega usaldusväärset transpordivõrgustikku. Küll aga teeb see nende kasutamise lihtsamaks: tellimus on korrektselt sisestatud, info jõuab õigete inimesteni ja klient ei pea tarne seisu oletama.
Kui teie ettevõtte logistikas kulub liiga palju aega staatuste küsimisele, aadresside täpsustamisele ja käsitsi tehtud järeltegevustele, tasub alustada ühest konkreetsest protsessist. Viige see digitaalsesse tellimiskeskusesse, mõõtke muutust ja kujundage järgmised töövood juba selle põhjal, mis annab igapäevases veokorralduses päriselt aega tagasi.