Kui klient küsib, kus kaup asub, ei ole kasulik vastata, et auto on teel. Vaja on teada, millises tarneetapis saadetis tegelikult on, kas kokkulepitud aeg püsib ning kas saaja on infoga kursis. Just selles seisnebki, kuidas toimib ettevõtte saadetise jälgimine: see muudab veoprotsessi nähtavaks nii saatjale, logistikapartnerile kui ka vajadusel saajale.
Jälgimine ei ole pelgalt kaart, millel liigub sõiduki ikoon. Ettevõtte jaoks on see töövahend, mis aitab juhtida kliendisuhtlust, planeerida vastuvõttu, reageerida kõrvalekalletele ja hoida tarneahelas vähem teadmatusest tekkinud kõnesid. Eriti oluline on see e-kaubanduses, hulgimüügis, jaotuses ning temperatuuritundliku kauba veol, kus valeaegne või puuduva infoga tarne võib mõjutada järgmist tööetappi.
Kuidas toimib ettevõtte saadetise jälgimine?
Jälgimine algab hetkest, mil veotellimus sisestatakse transpordisüsteemi. Tellimusega seotakse saadetise põhiandmed: pealevõtu- ja tarneaadress, kontaktisikud, kauba kogus, soovitud teenus, ajavahemik ning erijuhised. Süsteem annab saadetisele kordumatu tunnuse, mille alusel saab selle liikumist hiljem vaadata ja juhtida.
Järgmised sündmused tekivad veoahela jooksul. Saadetis võetakse peale, jõuab terminali või jaotuspunkti, suunatakse väljastusmarsruudile ning antakse saajale üle. Iga kinnitatud tegevus lisab jälgimisvaatesse staatuse ja ajatempli. Kui kasutusel on juhi mobiilirakendus või sõiduki asukohaandmed, saab vedaja näha ka seda, kus auto parajasti liigub ja kas planeeritud marsruut püsib graafikus.
Oluline erinevus on saadetise staatuse ja sõiduki asukoha vahel. Staatus kinnitab konkreetset toimingut, näiteks et kaup on peale võetud või üle antud. Sõiduki asukoht annab hinnangu sellele, kui lähedal on auto järgmisele peatuskohale. Mõlemat infot on vaja, kuid neid ei tasu segi ajada: auto võib olla tarneaadressi lähedal, kuid üleandmine ei ole veel toimunud.
Milliseid staatusi tellija tavaliselt näeb?
Staatused sõltuvad teenusest ja kasutatavast süsteemist, kuid nende eesmärk on alati sama: anda selge vastus küsimusele, mis on saadetisega praegu juhtunud. Praktikas võivad teekonda kirjeldada näiteks järgmised etapid:
- tellimus on vastu võetud või planeerimisel;
- kaup on saatjalt peale võetud;
- saadetis on terminalis või sorteerimisel;
- saadetis on väljastusmarsruudil;
- kaup on saajale üle antud või tarne vajab täpsustamist.
Viimane staatus on sama väärtuslik kui edukas tarnekinnitus. Kui saaja puudub, aadressil ei ole võimalik vastu võtta või kontaktandmed ei tööta, peab see info jõudma tellijani kiiresti. Siis saab kokku leppida uue aja, täpsustada juhiseid või suunata kauba tagasi. Probleemi varajane nähtavus vähendab lisasõite ja hoiab ära olukorra, kus klient saab tarnehäirest teada alles siis, kui kaup on juba mitmendat päeva ootel.
Miks reaalajas nähtavus ettevõtte tööd muudab?
Kõige otsesem kasu on vähem käsitööd. Kui klienditeenindus näeb saadetise seisu ise, ei pea ta iga päringu peale küsima infot laost, transpordikorraldajalt ja juhilt. Kui saaja saab automaatse SMS-teavituse tarneaja või saabumise kohta, on väiksem tõenäosus, et kaup jääb üle andmata lihtsalt seetõttu, et kedagi ei ole kohal.
Nähtavus aitab ka sisemiselt paremini planeerida. Kaupluse või tootmise vastuvõtt saab korraldada tööjõudu vastavalt saabumisele. Hulgimüüja saab anda oma kliendile realistliku vastuse, mitte ebamäärase lubaduse. E-kaubanduse müüja saab vähendada küsimusi stiilis „kus mu tellimus on?” ning keskenduda tellimuste töötlemisele.
Reaalajas info ei tähenda siiski, et kõik tarneajad on sekundilise täpsusega ennustatavad. Linnaliiklus, laadimisaja pikenemine, ilm, saaja ligipääsupiirangud ja eelnevate peatuste tegelik kestus mõjutavad marsruuti. Hea jälgimislahendus ei anna põhjendamatuid lubadusi, vaid näitab kontrollitud infot ja aitab kõrvalekalletest varakult teada anda.
Teavitused peavad jõudma õige inimeseni
Jälgimisest on kasu vaid siis, kui andmed on tellimuses õiged. Saaja telefoninumber, kontaktisiku nimi, uksekood, vastuvõtuajad ning laadimisjuhised mõjutavad otseselt nii tarne õnnestumist kui ka teavituste kvaliteeti. Kui ettevõte saadab kaupa regulaarselt samadele klientidele, tasub need andmed hoida tellimiskeskkonnas ajakohasena.
Teavituse sisu peab olema praktiline. Saajale on tavaliselt vaja teada, et saadetis jõuab kohale kindlal päeval või ajavahemikus, ning kelle poole pöörduda küsimuse korral. Tellijale võib olla tähtsam detailsem info: kas kaup on terminalis, millal see väljastati ja kas üleandmine kinnitati. Kõigile sama sõnumi saatmine ei ole alati parim lahendus.
Jälgimine terminali, jaotusveo ja eriveo puhul
Tarneahel ei koosne alati ühest autost ja ühest peatusest. Kui kaup liigub läbi terminali, lisandub pealevõtu ja lõpptarne vahele vastuvõtt, ladustamine, komplekteerimine või marsruudile suunamine. Sellisel juhul peab jälgimisinfo näitama, kas kaup on juba terminalis, kas tellimus on komplekteeritud ning millal see väljastusse läheb.
Jaotusveos võib üks sõiduk teenindada päevas mitut aadressi. Tarne järjekord sõltub marsruudist, ajavahemikest ja kauba iseloomust. Seetõttu on tellijale väärtuslikum näha, et saadetis on konkreetsel väljastusmarsruudil, kui saada näiliselt täpne, kuid kiiresti aeguv saabumiskellaaeg.
Temperatuurirežiimiga kauba puhul lisandub asukoha jälgimisele tingimuste jälgimine. Toiduained, ravimid ja muud tundlikud kaubad vajavad kokkulepitud veotingimusi kogu protsessi vältel. Vajadus sõltub kauba liigist ja nõuetest: mõnel juhul piisab nõuetekohasest temperatuurirežiimiga veost, teisel juhul on vaja talletatud temperatuuriandmeid ning kõrvalekallete dokumenteerimist. Asukoht üksi ei tõenda, et kaup on säilinud nõutud seisundis.
Mida küsida transpordipartnerilt?
Ettevõtte saadetise jälgimine töötab kõige paremini siis, kui see sobib igapäevase töökorraldusega. Enne teenuse valimist tasub selgeks teha, milliseid sündmusi süsteem näitab, kui kiiresti staatused uuenevad ning kes saab teavitusi. Samuti on mõistlik kokku leppida, kuidas käsitletakse ebaõnnestunud tarnet, kahjustust, puuduvat saajat või muutunud tarneaega.
Kui ettevõttel on suur tellimuste maht, on oluline ka tellimuste sisestamise mugavus. Digitaalne tellimiskeskkond vähendab vigade ohtu, sest veoinfo ei liigu edasi e-kirjade, telefonikõnede ja eraldi tabelite kaudu. Wisetransi tellimiskeskuses saab tellimuse sisestada, saadetise seisu jälgida ning hoida saajat SMS-teavitustega kursis samas töövoos.
Tasub küsida ka tõendite kohta. Paljudes valdkondades on oluline näha, kes saadetise vastu võttis, mis ajal üleandmine toimus ja kas esines märkusi. Digitaalne üleandmiskinnitus aitab hiljem lahendada vaidlusi ning toetab arvelduse ja klienditeeninduse tööd.
Jälgimisandmed on juhtimisinfo, mitte ainult klienditeenindus
Kui ettevõte vaatab jälgimisandmeid pikema perioodi jooksul, saab nende põhjal parandada kogu tarneprotsessi. Korduvad hilinemised samal ajavahemikul võivad näidata, et tarneaken on liiga kitsas. Sage ebaõnnestunud üleandmine võib viidata puudulikele kontaktandmetele või ebarealistlikele vastuvõtuaegadele. Terminalis ootele jääv kaup võib osutada sellele, et tellimuse info või väljastusplaan vajab muutmist.
Kõiki mõõdikuid ei ole vaja korraga jälgida. Alustada võib õigeaegsete tarnete osakaalust, esimese katsega õnnestunud üleandmistest, tarnehäirete põhjustest ja kliendipäringute mahust. Need näitajad seovad jälgimisinfo otseselt kulude, tööaja ja kliendikogemusega.
Hea jälgimine ei asenda korralikult planeeritud vedu, täpseid tellimusandmeid ega kogenud transpordipartnerit. See annab aga ettevõttele võimaluse näha, mis tegelikult toimub, ja teha otsuseid enne, kui väikesest kõrvalekaldest saab kliendiprobleem. Kui tarneinfo on usaldusväärne ja õigel ajal kättesaadav, saab logistika liikuda taustaprobleemist töökindlaks osaks ettevõtte igapäevasest teenindusest.