Kui kliendile lubatud tarneaeg jääb pidamata, ei ole probleem enam ainult transpordis. Siis on küsimus kogu ahelas – laoseisus, komplekteerimises, väljastamises, vedaja ajastuses ja selles, kas info liigub õigel hetkel õigesse kohta. Tellimuste täitmise logistika ongi see koht, kus ettevõtte sisemine töö ja kliendi ootus kokku saavad.
Eriti teravalt paistab see välja e-kaubanduses, hulgimüügis, jaotuses ning temperatuuritundlike kaupade puhul. Kui tellimusi on palju, sihtkohad on erinevad ja osa saadetisi peab jõudma kohale kindlas ajavahemikus, siis ei piisa üksikutest headest lahendustest. Vaja on toimivat tervikut.
Mis on tellimuste täitmise logistika tegelikult?
Lihtsas sõnastuses tähendab see kogu protsessi alates tellimuse vastuvõtmisest kuni kauba üleandmiseni saajale. Praktikas sisaldab see rohkemat kui ladu ja transport. Mängus on laohaldus, komplekteerimise täpsus, pakendamine, väljumiste planeerimine, marsruudid, tarneaknad, tagasiside kliendile ja sageli ka eritingimused nagu jahutus või sama päeva vedu.
Paljud ettevõtted käsitlevad neid osi eraldi. Ladu teeb oma töö, vedaja oma töö ja klienditeenindus reageerib siis, kui midagi on juba valesti läinud. Selline mudel võib mõnda aega toimida, kuid mahu kasvades hakkavad vead kuhjuma. Kõige tavalisemad märgid on hilinenud tarned, topeltkäsitlus, puudulik saadetise info ja olukord, kus kliendile lubatakse rohkem, kui protsess tegelikult kanda suudab.
Tugev tellimuste täitmise logistika vähendab just neid katkestusi. Eesmärk ei ole ainult kaup välja saata, vaid teha seda korratavalt, nähtavalt ja kuluefektiivselt.
Miks tellimuste täitmise logistika määrab kliendikogemuse
Kliendi jaoks on tarne lubadus osa tootest. Kui kaup jõuab kohale õigel ajal, õiges koguses ja sobivas seisukorras, siis töötab kogu teenus. Kui tellimus hilineb või adressaat ei tea, millal saadetist oodata, jääb varju ka see, kui hea oli toode või hind.
Seetõttu ei tasu vaadata täitmislogistikat ainult kulureana. See mõjutab müüki, kordusoste ja kliendisuhte koormust. Iga tarne, mille staatust tuleb käsitsi üle kontrollida, võtab aega. Iga vale tarneaeg tekitab lisakõnesid, ümberkorraldusi ja asendustegevust. Kui selliseid juhtumeid on palju, hakkab logistika pidurdama kogu äri.
Hea protsess vähendab ebamäärasust. Tellimuse sisestamine peab olema kiire, laoseis peab vastama tegelikkusele, komplekteerimine peab olema kontrollitav ning saaja peab saama õigeaegset infot. Just siin tekib vahe juhuslikult toimiva ja professionaalselt juhitud teenuse vahel.
Kus tekivad enim probleemid
Enamik tõrkeid ei sünni ühes suures rikkes, vaid väikestes vahedes protsessi sees. Tellimus jõuab süsteemi valel kujul. Laos ei ole tegelik kogus sama, mis ekraanil. Väljumisaeg jääb hiljaks, sest komplekteerimine venib. Juht ei saa õiget infot erijuhiste kohta. Saaja ei ole tarneks valmis, kuna keegi ei teavitanud saabumisest.
Kui ettevõttel on mitu sihtgruppi või erinevad kaubaliigid, muutub pilt veel keerulisemaks. Tavaline pakivedu, alusekaup, suurmahuline saadetis ja temperatuurirežiimi nõudev kaup ei liigu samade reeglite järgi. Sama kehtib sama päeva tarne ja kindla tarneakna kohta. Kiirus on võimalik, kuid mitte ilma distsipliinita.
Sageli püütakse probleemi lahendada lisatööjõu või käsitsi koordineerimisega. Lühiajaliselt aitab see tõesti. Pikemas plaanis tähendab see aga, et protsess sõltub liiga palju üksikutest inimestest. Kui maht kasvab või tekib ootamatu koormus, ei veni süsteem enam kaasa.
Milline protsess töötab igapäevaselt
Töötav mudel algab sellest, et tellimuse info on kohe kasutatav. See tähendab selgeid aadresse, õigeid kontaktandmeid, tarneaknaid, kauba mõõte või mahtu ning vajadusel infot käsitsemistingimuste kohta. Mida rohkem tuleb andmeid hiljem üle küsida, seda suurem on viivituse risk.
Järgmine kriitiline koht on ladu. Kui kaup on hoiustatud nii, et komplekteerimine on kiire ja kontrollitav, liigub tellimus edasi ilma liigsete peatusteta. Kui lao paigutus, markeeringud või koguste arvestus lonkavad, kandub probleem edasi transporti. Vedu ei päästa protsessi, mis alustab valest laoseisust või puuduliku komplekteerimisega.
Seejärel tuleb vedude planeerimine. Siin ei ole küsimus ainult selles, milline auto kuhu sõidab. Planeerimine peab arvestama piirkondi, saadetiste liike, tarneaegu, mahtu ja vajadusel ka temperatuuri. Mõnikord on odavaim marsruut vale valik, sest see tekitab hilinemisi või sunnib tegema ümberlaadimisi, mis suurendavad vigade võimalust. Mõnikord on mõistlikum kasutada kindlaid liine, piirkondlikku jaotust või sama päeva lahendust, kui see vähendab seisakuid kliendi poolel.
Oluline osa on ka nähtavus. Kui tellija näeb, et saadetis on töös, väljunud ja kohale toimetamisel, väheneb ebakindlus märgatavalt. Kui ka saaja saab teavituse, on üleandmine lihtsam. See ei ole lisamugavus, vaid praktiline viis vähendada ebaõnnestunud tarneid ja käsitsi suhtlust.
Kas teha ise või anda partnerile?
See sõltub mahust, kauba eripärast ja sellest, kui palju soovib ettevõte ise logistikat juhtida. Kui tellimusi on vähe ja tarned koonduvad kitsasse piirkonda, võib oma lahendus olla põhjendatud. Samas tuleb arvestada, et oma transpordi ja lao pidamine ei tähenda ainult autosid ja riiuleid. See tähendab planeerimist, asendusi, hooldust, hooajalisi tippe, tööjõudu, infosüsteeme ja kliendisuhtlust.
Partnerile delegeerimine sobib eriti siis, kui vajadus kõigub, tarnepiirkonnad on laiad või teenuses on mitu kihti korraga – ladustamine, komplekteerimine, jaotusvedu, ajakriitilised tarned või eriveod. Sel juhul ostetakse sisse mitte ainult transport, vaid võimekus hallata protsessi tervikuna.
Ka siin on oluline teha realistlik valik. Kõige odavam hind ei pruugi tähendada väikseimat kogukulu. Kui teenusega ei kaasne nähtavust, paindlikkust või kindlaid tarneaknaid, tekivad kulud mujale – klienditeenindusse, müüki ja sisemisse koordineerimisse. Hea partner vähendab koormust, mitte ei jaga seda lihtsalt ümber.
Mida jälgida teenuse valikul
Esiteks tasub vaadata, kas teenusepakkuja saab hakkama teie tegeliku kaubavooga, mitte ainult üldise veoga. Kui teil on vaja jaotusvedu üle Eesti, sama päeva tarnet, regulaarseid liine või temperatuuritundlikku käsitlust, peab see olema igapäevane võimekus, mitte erandjuht.
Teiseks tuleb hinnata, kui lihtne on tellimusi töösse anda ja nende seisu jälgida. Kui iga muudatus käib e-kirjade ja kõnede kaudu, jääb protsess aeglaseks. Digitaalne tellimuskeskkond, reaalajas jälgimine ja saaja teavitamine annavad siin tuntava eelise, sest info liigub ilma liigse vahendamiseta.
Kolmandaks tuleb vaadata, kas ladu ja transport töötavad koos. Kui kaup ladustatakse ühes kohas, komplekteeritakse teises ja vedu korraldab kolmas osapool, kasvab vastutuse hajumise oht. Kui sama partner suudab hallata nii hoiustamist, komplekteerimist kui ka jaotust, on protsess tavaliselt kiirem ja selgem. Sellise mudeli tugevus on just praktilises koordineerimises.
Näiteks Eesti-sisese jaotuse puhul on suur väärtus sellel, kui teenus katab erinevad piirkonnad stabiilselt ning vajadusel ka nädalavahetused. Kui lisada juurde ajastatud tarned, laoteenus ja saadetiste nähtavus, muutub tellimuste täitmine märksa prognoositavamaks. Just sellele loogikale toetub ka Wisetrans oma teenuse ülesehituses.
Kuidas parandada tellimuste täitmise logistikat ilma suurt projekti tegemata
Alustada tasub mõõtmisest. Kui ei ole teada, kus tellimus kõige sagedamini toppama jääb, hakatakse lahendama valesid kohti. Sageli piisab alguses kolmest näitajast: kui kiiresti tellimus väljub, kui täpselt see kohale jõuab ja kui palju tuleb käsitsi sekkuda.
Seejärel tasub üle vaadata tellimuse andmed. Kas tarnejuhised on standardsed, kontaktid korrektsed ja kauba info piisav? Väga paljud viivitused tekivad enne, kui kaup on üldse lattu või autosse jõudnud.
Kolmas praktiline samm on teenustasemete eristamine. Kõik tellimused ei vaja sama käsitlust. Osa saadetisi peab minema välja samal päeval, osa kindla kellaajaga, osa võib liikuda tavagraafikus. Kui need vood on ühte patta pandud, tekib paratamatult segadus ja kallis ületeenindus.
Lõpuks tasub küsida, milline osa tööst peaks jääma ettevõttesse ja milline liikuma partnerile. Kui teie tugevus on müük, tootearendus või kliendisuhe, ei pruugi oma logistikaahela peenhäälestus olla koht, kus kõige rohkem väärtust luuakse. Hästi korraldatud tellimuste täitmise logistika annab selle aja tagasi.
Hea logistika ei paista silma sellepärast, et see teeb palju lärmi. See paistab silma siis, kui tellimus liigub õigel ajal, õige infoga ja ilma lisaselgitusteta – täpselt nii, nagu teie klient seda ootab.